Der Anruf, den du nicht mehr verpasst

Was er übernimmt

Kein Anrufbeantworter und kein Tastenmenü: ein Gespräch in ganzen Sätzen, mit klaren Grenzen.

• Nimmt ab, wenn niemand kann

  Abends, am Wochenende, während du beim Kunden bist. Mehrere Gespräche gleichzeitig sind möglich; wie viele, legt der Tarif der Sprachplattform fest.

• Kennt deinen Betrieb

  Öffnungszeiten, Leistungen, Anfahrt, Preise, häufige Fragen: Deine Unterlagen werden seine Wissensbasis. Er ist angewiesen, nur daraus zu antworten.

• Legt eine Akte an

  Name, Rückrufnummer, Anliegen und Wunschzeit für den Rückruf landen geordnet in deinem System. Ohne ausdrückliches Ja der anrufenden Person keine Akte: So ist das Werkzeug gebaut.

• Sucht und bucht Termine

  Wenn dein System eine Buchungsschnittstelle hat, fragt er freie Zeitfenster ab und trägt den Termin ein. Ohne Schnittstelle vereinbart er einen Rückruf.

• Kennt seine Grenzen

  Was er nicht darf, steht pro Projekt im Prompt: keine Diagnosen, keine Rechtsauskunft, keine festen Zusagen. Für Notfälle nennt er die Nummer, die du vorgibst.

• Hinterlässt ein Protokoll

  Transkript und Zusammenfassung jedes Gesprächs, gespeichert in der Schweiz, dazu die E-Mail an dein Team. Du siehst, was gesagt wurde, nicht nur, dass jemand angerufen hat.

Was zwischen «Klingeln» und «Protokoll» passiert

Keine Blackbox: Diese sieben Stationen durchläuft ein Anruf, und bei jeder steht, wo verarbeitet wird.

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   Schritt 1: Jemand ruft an

   Der Anruf kommt über eine Schweizer +41-Nummer bei einem SIP-Anbieter herein. Im ersten Projekt ist das sipcall; der Anbieter ist pro Projekt austauschbar.

   Verarbeitung: Schweizer Telefonie-Anbieter

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   Schritt 2: Eine Telefonanlage in der Schweiz vermittelt

   Eine Asterisk-Anlage auf einem vServer in der Schweiz meldet sich beim Anbieter an und reicht das Gespräch an die Sprach-KI weiter. Dort ist nur die feste IP-Adresse dieses Servers als Absender freigegeben.

   Verarbeitung: vServer Schweiz

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   Schritt 3: Der Agent sagt zuerst, dass er eine KI ist

   Die Begrüssung nennt den Betrieb und sagt, dass eine künstliche Intelligenz das Gespräch bearbeitet. Das ist im Prompt jedes Projekts festgeschrieben, nicht im Kleingedruckten.

   Verarbeitung: ElevenLabs Agents-Plattform

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   Schritt 4: Zuhören, nachschlagen, antworten

   Die Plattform macht aus Sprache Text. Claude formuliert die Antwort aus deiner Wissensbasis (RAG: Es werden nur die passenden Abschnitte nachgeschlagen), danach wird daraus wieder Stimme. Findet er etwas nicht, ist er angewiesen, nicht zu raten, sondern einen Rückruf anzubieten.

   Verarbeitung: ElevenLabs + Claude (Anthropic)

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   Schritt 5: Er erledigt etwas, statt nur zu reden

   Über Werkzeuge ruft er während des Gesprächs dein System auf: eine Akte zum Anliegen anlegen, aber nur mit Einwilligung der anrufenden Person. Hat dein System eine Buchungsschnittstelle, sucht er freie Termine und trägt einen ein.

   Verarbeitung: Unser Dienst in der Schweiz → dein System

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   Schritt 6: Nach dem Auflegen: Protokoll in die Schweiz

   ElevenLabs schickt Transkript und Zusammenfassung per signiertem Webhook (HMAC-geprüft) an unseren Dienst. Er legt beides in einer PostgreSQL-Datenbank auf dem Schweizer Server ab. Das ist das führende System.

   Verarbeitung: PostgreSQL, vServer Schweiz

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   Schritt 7: Dein Team bekommt die Zusammenfassung

   Pro Anruf geht eine E-Mail mit Nummer, Zeitpunkt, Dauer und Zusammenfassung an die hinterlegte Adresse. Auf Wunsch geht dasselbe zusätzlich per Webhook an dein System.

   Verarbeitung: Dein Postfach oder dein System

So wird ein Agent eingestellt

Keine Broschüre, sondern Auszüge aus dem Code, mit dem der Agent läuft: Projektdatei, Wissensbasis, ein Werkzeug und die E-Mail danach.

# Beispiel-Projektkonfiguration für den KI-Telefonagenten.
# Ein Projekt entspricht genau einem ElevenLabs-Agenten.

name: Zahnarztpraxis Dr. Müller
direction: inbound
locale: de
llm_model: claude
voice_id: tSIlVPzrpK1IX3M2CbFx   # Tanja (de, weiblich, professionell) – getestet
telephony_provider: sipcall
phone_number: "[Nummer ausgeblendet]"

system_prompt: |
  Du bist die freundliche, professionelle Telefonassistentin der
  Zahnarztpraxis Dr. Müller in Zürich.

  Wichtiger Hinweis zu Beginn jedes Gesprächs:
  "Guten Tag, hier ist der digitale Assistent der Zahnarztpraxis Dr. Müller.
  Dieses Gespräch wird durch eine KI bearbeitet und zur Qualitätssicherung
  verarbeitet. Wie kann ich Ihnen helfen?"

  Deine Aufgaben:
  - Termine entgegennehmen, verschieben oder absagen.
  - Häufige Fragen zu Öffnungszeiten, Anfahrt und Leistungen beantworten.
  - Bei Notfällen (starke Schmerzen, Unfall) sofort die Notfallnummer
    [Nummer ausgeblendet] nennen und das Gespräch priorisieren.

  Verhalten:
  - Sprich Hochdeutsch, höflich und in kurzen, klaren Sätzen.
  - Nenne keine medizinischen Diagnosen; verweise im Zweifel an die Praxis.
  - Wenn du eine Information nicht in deiner Wissensbasis findest, sage das
    ehrlich und biete an, den Rückruf durch das Praxisteam zu notieren.
  - Erfrage und wiederhole zur Bestätigung Name, Telefonnummer und den
    gewünschten Terminwunsch.

Wo die Daten liegen und wer es merkt

Ein Telefonassistent hört Dinge, die niemanden sonst etwas angehen. Deshalb steht das hier und nicht im Kleingedruckten.

Das Protokoll liegt in der Schweiz

Transkripte und Zusammenfassungen speichert unser Dienst in einer PostgreSQL-Datenbank auf einem vServer in der Schweiz. Akten landen direkt in deinem eigenen System.

Die Sprachschicht läuft in den USA

Spracherkennung, Stimme und Gesprächsführung laufen während des Anrufs über die Agents-Plattform von ElevenLabs (Eleven Labs Inc., USA); das Sprachmodell Claude (Anthropic, USA) wird darüber angesprochen. Grundlage ist der Auftragsverarbeitungsvertrag von ElevenLabs mit Standardvertragsklauseln. Die Aufbewahrung bei ElevenLabs stellen wir so kurz wie möglich ein.

Der Hinweis kommt zuerst

Dass eine KI spricht, sagt der Agent zu Beginn jedes Gesprächs. Art. 50 EU AI Act verlangt das für KI, die direkt mit Menschen spricht, und es ist schlicht fair.

Löschen ist eingebaut

Alle Anrufdaten eines Projekts lassen sich auf einen Schlag löschen, ein Projekt samt Agent bei ElevenLabs vollständig entfernen, und ein Aufräum-Skript löscht Gespräche nach einer festen Frist, zum Beispiel nach 90 Tagen.

Auf Wunsch bei dir

Dieselbe Codebasis läuft auch als Einzelinstallation auf deinem eigenen Server, mit deinen eigenen Zugängen. Die Sprachschicht bleibt bei ElevenLabs, dann unter deinem Konto.

Details in unserer Datenschutzerklärung. Für deinen Betrieb halten wir die Bearbeitung vor dem Start schriftlich fest.

Was es kostet